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    優秀的項目經理一定會避開這12個項目管理誤區!

     

    每一個行業、職業和公司的發展和運營都有規可循。除此之外,還會有誤區,項目管理領域也不例外。當項目越來越多,工作越來越繁忙,而且時間有限時,人們很容易就會盲目依賴于信念和直覺——甚至是那些你可能不知道的誤區。

    本文介紹12個最常見的項目管理誤區。認識到這些項目管理錯誤觀念并努力克服它們可能帶來的挑戰,對于確保項目是基于最佳實踐而不是錯誤觀念來計劃、執行和完成是至關重要的。

    1、中途更改流程會使項目脫軌。

    過去一年的一些事件擾亂了各行各業的運營。結果,項目在沒有引起任何注意的情況下就被打亂了,項目管理的每一個方面幾乎都發生了一些變化。

    無論是需要采用新工具還是新的合作方式,這些變化都可能在大多數人中激起極大的恐懼,但對實踐和運營的改變,即使是出于暫時的需要而強加給企業,也并不總是壞事,因為表面看來令人不安的變化也會帶來積極的結果。

    交流過程和方式的改變將創造過去可能不存在的機會,為新的思維方式和工作方式打開了大門。俗話說“需要是發明之母”。在不可預見的變化中找到一線希望的關鍵在于保持一種適應的心態。要站在問題之上,在變化破壞了所期望的一切時,重新審視自己的思維方式。

    2、項目中的一切都是可修復的。

    項目管理專業人士是領導團隊成功執行項目、降低風險、與相關方合作、解決問題以及其他許多事情的向導,但他們不是魔術師。項目經理不可能解決所有的問題,特別是當問題長期得不到解決的時候。對于項目經理、相關方和執行人來說,重要的是要認識到并接受何時該結束一項任務或者計劃,而不是投入更多的資源去查找失敗的原因。發現不可修復之處的關鍵在于早期發現和頻繁溝通,尤其是當團隊開展遠程工作時。

    3、客戶總是知道他們想要什么。

    通常認為客戶知道他們需要什么,然而,更多的時候,他們只是知道自己希望達到的目標,而不了解到底需要什么,他們不知道他們的愿望清單有多么不現實,也不知道愿望清單的各個部分是多么的相互矛盾。當不可預見的變化使項目偏離軌道時,這一點尤其適用,就像過去一年中無數企業所經歷的那樣。

    在這里,項目經理和他們的團隊可以幫助評估項目和選項,縮減相關方的愿望清單,幫助確定滿足相關方戰略目標的新項目的目標。如果不考慮到變化因素對客戶真正的預期需求的影響,一個項目會輕而易舉的失去目標。

    4、以前的項目模板是未來成功的秘訣。

    在過去一年里,變化太大了,導致對以往的項目管理方式提出了質疑。很多團隊從辦公室緊密合作轉變為遠程工作。溝通和資源配置發生了變化,相關方的需求和期望也發生了變化,以前的項目模板可能不再適用了。

    向前看,不管以前的項目計劃執行得有多好,將相同的方法、技術、工具、協作風格應用到類似的項目中并不能保證成功。有很多其他的內部或者外部因素可能會改變項目的結果,例如,時間、過程、人力、技術、文化或者其他差異?此莆⑿〉淖兓赡軙D化為未來的重大差距。每個項目應分別規劃和執行;是的,以前項目的某些方面是可以應用的,但需要極限測試,并且只有在適當的時候才能加以應用。

    5、所有項目經理都能成功地執行任何項目。

    盡管有相當多的項目管理專業人員接受過相應的培訓,能夠滿足相關經驗要求,但他們還是因人而異。無論兩個項目管理專業人員在紙上表現得多么相似,每個人在實踐中都會有不同的表現。他們的經驗、愿景、領導能力,以及協作風格、方法、項目或者行業影響力將決定他們能提供什么,以及怎樣處理任何給定的項目。即使是在一個組織或者職能小組內,每一位項目經理都應該針對項目接受評估,以確保他們能夠滿足項目相關方具體且不斷變化的需求。

    6、新項目經理工作效率不如資深經理。

    每一名項目經理都應該根據他們的教育和培訓經歷、項目管理方法進行評估。但經驗并不能保證成功,缺乏經驗也不意味著總是失敗。有些項目需要經驗豐富的項目經理,而有的項目則需要全新的視角,從新的角度來看待項目。

    對于經驗豐富的項目經理、相關方或者執行人來說,很難接受來自經驗較少的項目經理的新方法,而這些新方法有時可能會為項目成功創造機會。好消息是,在充滿不確定性和復雜性的時期,資深項目經理總是很受歡迎;在應對新冠肺炎疫情引發的挑戰時,情況就是如此。

    7、項目經理可以解決任何沖突。

    很多項目經理擅長解決沖突,但這并不意味著他們能解決所有沖突。項目經理通常必須與執行人溝通,以幫助解決涉及團隊成員、相關方和項目經理本人的沖突。在這些情況下,需要外部幫助或者調解。解決沖突時,需要各方都愿意解決問題,如果各方都不配合,項目經理也無法創造奇跡。

    8、范圍變更表明項目正面臨麻煩。

    范圍變更是項目中的常見現象,并不一定意味著麻煩或者項目失敗。事實上,根據行業、項目性質,項目復雜性或者其他因素,范圍變更可能是預期的或者必要的事件。當變更頻繁且出乎意料時,以及當范圍變更后項目未來發展方向仍然不確定時,就會引起對范圍變更的擔憂。

    最近,幾乎所有企業都因這場疫情而經歷了重大和頻繁的范圍變更。這些變更是不可避免的,但不一定會帶來麻煩。相反,這為企業創造了一種暫停狀態,去重新評估所有項目和活動。

    9、技術可以解決一切。

    技術是偉大的推動因素,但不是萬能的。企業的人員、流程和策略必須能夠與所實施的技術協同工作。很多時候,企業會被新技術所吸引,而忘記考慮其他重要因素。倉促選擇的錯誤技術可能會給所有相關人員帶來噩夢。在考慮替換舊系統或者引入新軟件時,必須慢下來,要確保企業的上上下下都能有效地使用新技術。

    10、項目經理是團隊中的頂級專家。

    這是一種常見的誤解,有時是相關方、執行人、團隊、供應商或者項目經理本身的誤解。項目經理的職責是在項目的整個生命周期中起到督導、指導的作用,并利用來自公司其他領域的專家(SME)的知識來幫助執行項目。在這次疫情中,項目經理和其他職能小組專家不得不齊心協力應對相關變化,項目經理與領域專家密切合作的必要性變得非,F實。

    11、如果一個項目在預算之內并且按時完成,它將是成功的。

    信不信由你,很多項目都是在預算內按時完成的,但完全沒有達到交付目標。盡管預算、及時交付和質量是項目管理的基石,但還有許多其他考慮因素。最終可交付成果、項目執行方式、相關方滿意度、團隊協作以及很多其他因素都對項目的成敗有影響。重要的是要記住,隨著內部和外部環境的變化,預算和時間表雖然很重要,但可能不是成功的主要試金石。最終,相關方的需求也會在整個項目中發生變化,并決定項目是否成功。

    12、項目在簽收后就完成了。

    當相關方接受可交付成果并簽字時,項目團隊成員會認為項目已經完成了。事實是,如果不花時間回顧經驗教訓(任何項目都會有經驗教訓),項目就不算真正完成。團隊成員可能會覺得學到的經驗教訓是重復性的學習和浪費時間,尤其是當他們只想繼續新項目時,但項目的這部分工作對于幫助團隊避免重蹈覆轍至關重要。在項目的這部分工作中,所有團隊成員都應該參與,以減少錯誤,為未來的客戶創造更多的價值。

    文章來源:計算機世界,作者:本文作者Moira Alexander是《領先還是落后:鏈接戰略項目管理和思想領導力》的作者,并且是Lead-Her-Ship集團的創始人。她也是一名項目管理專業人士,是商業價格談話節目“技術開講”欄目的撰稿人和聯合主持人。Moira曾在美國和加拿大從事了20多年的商業(IS&T)和項目管理工作。

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