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    IT項目過多,管理太難?NO!因為你還沒學會這七招。

     

    因疫情而推遲的項目回到最重要的位置時,IT領導人會忙得不可開交。

    下面介紹如何在不影響身心狀態的情況下持續地監管和指導。

    今天的CIO會感覺自己就像是馬戲團的表演者,同時處理多個項目,還要確保沒有一個項目失敗。當全世界開始在疫情后恢復過來時,隨著遠程工作、安全、數字化轉型、自動化及其他緊迫的項目開始需要重新關注和迅速完成,同時處理多個項目很快會變得更迫切。

    由于壓力會變得很大,現在制定策略,規劃好如何在不犧牲時間、預算或質量的前提下管理多個必要項目顯得很重要。以下7個技巧有助于避免出現手忙腳亂的局面。

    1、成為項目領導人,而不是經理。

    許多IT主管在管理多個項目時常犯的一個嚴重錯誤是,將自己視為是項目經理,而不是領導人。國防公司雷神情報和航天公司(Raytheon Intelligence and Space)的網絡保護服務項目經理Byron Love Sr.解釋道:“你需要領導團隊成員,而不是僅僅管理預算、進度、范圍、質量和風險。認為自己能獨自管理項目的項目經理會導致團隊和組織失敗!

    成功的領導人指導團隊和每個項目經理充當人肉傳感器:如果某個項目遇到了嚴重問題,他們會立即發出警告信號。Love說:“他們激勵團隊和經理運用專業知識,確保項目處于正常軌道。項目越復雜、項目數量越多,要取得成功,就需要越多的項目管理領導經驗和人才!

    2、考慮大局。

    面對多個IT項目時,清楚地了解企業目前的優先事項很重要。如果能了解哪些項目最迫切需要,就可以將工作人員及其他資源分配給優先級高的項目,而不太重要的項目可以繼續以較緩慢的節奏開展。匹茲堡市的創新和績效代理主管Heidi Norman表示:“企業組織對IT提出了許多要求,要求開展眾多有意思且有影響力的項目。每個要求都帶有一種緊迫感,而且很多時候,細節方面不是很清晰,因此問題開始冒出來!

    Norman建議與企業管理層及其他關鍵的利益相關者建立起牢固的關系,以滿足他們的需求和期望,并確定項目的優先級,確保所有項目都處在正軌上。她說:“缺乏溝通和不注意變更管理往往是最大的錯誤,也可能是最常見的錯誤!

    零售和消費品咨詢公司Parker Avery Group的高級經理David Birdsall認為,項目管理的成功80%取決于溝通。他說:“你需要能夠報告狀態和主要的心得,以便組織了解當前的情況!碧拐\的溝通也可以幫助IT領導人了解哪些項目需要立即關注、哪些項目可以在以后關注。

    3、指定規劃經理。

    可用資源無力滿足多個高優先級項目的需求時,這可能表明是時候任命一位永久或臨時規劃經理了。這名規劃經理是全職或兼職的,直接向CIO報告,負責處理項目狀態報告,并開發一套流程,以識別和管理風險、處理行動項并解決出現的懸而未決的問題。在許多組織,規劃經理還處理資源和預算管理任務。

    Birdsall表示,規劃經理可以識別當前項目面臨的任何關鍵的約束條件或依賴關系,讓每個項目經理有更多的時間關注核心任務,從而加快項目進度。他補充道:“此外,規劃經理可以向每個項目經理提供額外的監督以/或協助,以確保任務按計劃進行!

    4、信任團隊。

    一個項目開始落后于計劃進度時,許多IT領導人會犯下面這個錯誤:繞過項目經理,試圖自己對該項目進行微觀管理。

    IT管理和網絡監控軟件提供商SolarWinds的首席極客Chrystal Taylor說:“他們覺得有必要參與針對項目做出的每一個決策,而不是信任其團隊、下放權力!彼嬲f:“如果你無法信任團隊能夠高效地完成項目任務,那么你就還沒有為這項工作組建合適的團隊!

    Taylor建議,除非項目恰好緊密整合或密切相關,否則不要將團隊成員指派到多個項目。團隊成員需要能夠專注于手頭的任務,沒有被與另一個項目有關的問題分散注意力。讓團隊成員通過他們的經理來了解情況也很重要。Taylor特別指出:“任務和項目優先級對他們來說不應該是未知的或混亂的。放手讓團隊成員發揮技能,絕對必要的時候介入,以提供指導或重新確定優先事項,這樣才能確保每個人都成功!

    5、利用自動化。

    如果IT領導人未利用自動化來加快項目開發,一開始就毫無必要地阻礙了其團隊。Taylor說:“力求提高效率(尤其是通過自動處理重復性任務)可以節省時間和資金!

    IT咨詢和技術提供商AIM咨詢公司的工程副總裁Kyle Mizell表示,自動化可以使復雜流程易于重復,并減小出錯的可能性。他特別指出:“自動化已取得了許多進步,可以減少人為干預。這些進步有助于簡化和減少影響項目交付的‘不定因素’數量!

    比如說,機器人流程自動化(RPA)技術利用機器學習和人工智能快速自動地執行許多不同類型的通常很耗時的重復性任務,尤其是在數據提取和數據遷移流程方面。

    6、避免重復。

    許多IT領導人養成了單獨審查每個項目的習慣,因而未能積極主動地審查項目之間的依賴關系或彼此間的交互。相反,IT領導人應該與每個團隊領導人商議,看看是否有辦法讓幾個開展中的項目共享資源,從而加快開發進度和部署進度。

    軟件培訓公司DevelopIntelligence的IT項目管理講師Ruth Anne Guerrero說:“同時處理多個IT項目的最好方法是從幾個不同的角度或‘視角’來分析它們。每個視角審查一組不同的項目特點,可能會發掘多個項目實現協同效應的機會!

    通過多個視角觀察項目還可以盡早發現重復或彼此沖突的需求,同時確保有效利用資源并最大限度地減少最終用戶的困惑。Guerrero說:“從不同的視角來整體考察多個項目,可以發掘結合軟件變更和簡化所有相關項目工作的機會,這對項目資源及項目利益相關者來說都有利!

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